KPI Là Gì? Vai Trò Của KPI Trong Quản Lý Và Đo Lường Hiệu Suất
KPI Là Gì – Nếu bạn đã tham gia bất cứ cuộc họp nào của công ty, đặc biệt là cuộc họp thảo về hiệu quả, chiến lược kinh doanh.. rất có thể bạn đã nghe thấy thuật ngữ KPI được nhắc đến nhiều lần. Hầu hết tất cả mọi người trong cuộc thảo luận đó đều biết từ KPI là viết tắc của chỉ số hiệu suất chính, nhưng nếu bạn muốn giải thích ý nghĩa thật sự KPI là gì thì chắc chắn khả năng bạn sẻ nghe rất nhiều định nghĩa khác nhau. Vậy chính xác KPI là gì và tại sao KPI lại được áp dụng rộng rải cho nhiều doanh nghiệp.
Định Nghĩa KPI là gì
KPI là từ viết tắt của thuật ngữ Tiếng Anh : Key performance indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá hoạt động chính. Đây là 1 công cụ quản lý sử dụng đo lường phân tích đánh giá khả năng đạt được mục tiêu của tổ chuc, áp dụng KPI trong doanh nghiệp chính là cụ thể hóa các mục tiêu chiến lược thành các chỉ số KPI theo dỏi sự biến đổi các chỉ số này để đánh giá được sự thành công cua qúa trinh thực hiện mục tiêu chiến lược.
Ví dụ doanh nghiệp đặt mục tiêu trở thành doanh nghiệp có hiệu suất lợi nhuận cao nhất thì các chỉ số KPI sẻ xoay quanh các chỉ số tài chính : lợi nhuận trước thuế, vốn, tài sản..Hoặc doanh nghiệp đặt mục tiêu mở rộng thị trường, tăng doanh số thì các chỉ số KPI sẻ là tỷ lệ tăng doanh số, mức độ hài lòng của khách hàng, tỷ lệ khách hàng củ sử dụng lại sản phẩm dịch vụ, tỷ lệ tăng số lượng khách hàng mới…
Để thực hiện chiến lược, doanh nghiệp sẻ phải xác định rỏ các mục tiêu cần đạt đươc, đồng thời áp dụng phương pháp để theo dỏi phân tích xu hướng củng như khả năng đạt được mục tiêu. KPI chính là một công cụ doanh nghiệp theo dỏi và giám sát việc đạt được mục tiêu đã đề ra.
Có nhiều cách định nghĩa về KPI
KPI là một thước đo có thể định lượng được sử dụng để đánh giá sự thành công của một tổ chức, nhân viên trong việc đáp ứng các mục tiêu cho hiệu suất.
KPI là một tập hợp các biện pháp định lượng mà một công ty sử dụng để đánh giá hiệu suất của nó theo thời gian
Một cách đo lường hiệu quả của một công ty, tổ chức và tiến trình đạt được mục tiêu chiến lược của họ.
Hay nói một cách đơn giản, KPI là cách thức dùng để đo lường mức độ hiệu quả của các bộ phận, công ty , dự án hoặc cá nhân trong việc thực hiện các mục tiêu của họ.
KPI được xem như công cụ hữu hiệu giúp nhà quản trị đánh giá hiệu quả hoạt động của tổ chức, bộ phận . KPI phục vụ cho việc ra quyết định và xây dựng chiến lược phát triển phù hợp cho tổ cức, doanh nghiệp
Mỗi lĩnh vực ngành nghề sẻ có bộ chỉ số KPI khác nhau, vì chỉ số KPI phụ thuộc vào ngành nghề, chiến lược kinh doanh, định hướng của mổi công ty, mỗi bộ phận trong từng khoảng thời gian nhất định. Bộ chỉ số KPI ở mổi doanh nghiệp có thể thay đổi theo từng giai đoạn có thể một năm hoặc hai đến ba năm tùy mục tiêu chiến lược, mục tiêu kế hoạch.
Việc xây dựng KPI phải được phối hợp giữa lãnh đạo trực tiếp, các trưởng bộ phận và phòng nhân sự. Phòng nhân sự có trách nhiệm hướng dẫn đào tạo cơ bản và sử dụng kết quả của quá trình đánh giá. Trưởng các phòng ban sẻ xây dựng định nghĩa, giao việc và kiểm tra quá trình thực hiện của nhân viên và cuối cùng là đánh giá và gửi kết quả thực hiện cho phòng nhân sự.
Những sai sót thường gặp trong quá trình xây dựng, áp dụng hệ thống KPI trong quản lý:
Áp dụng rập khuôn chỉ tiêu KPI của những doanh nghiệp khác, đây là một sai lầm thường gặp nhất. Mỗi công ty, ngành nghề sẻ có đặc thù khác nhau, mối địa phương. mỗi chiến lược, mỗi đối tượng khách hàng cũng khác nhau. Ngay cả trong một doanh nghiệp, mỗi cá nhân sẻ có kỹ năng, tư duy khác nhau theo từng vị trí công việc. Vì vậy không thể coppy chỉ tiêu KPI của một công ty đã thành công nào đó áp dụng vào công ty mình, hoặc áp dụng chung chỉ tiêu KPI cho tất cả các phòng ban, cho toàn bộ nhân viên.
Áp dụng bất di bất dịch một bộ chỉ số KPI duy nhất mà không có sự điều chỉnh thay đổi để phụ hợp với các mục tiêu mới. Có thể nói
Áp dụng KPI theo cách tăng tịnh tiến, vượt quá khả năng của nhân viên, như vậy sẻ tác động tiêu cực đến tâm lý của nhân viên.
Chỉ tiêu KPI nghiêng về kết quả quá nhiều, sẻ làm cho nhân viên cảm thấy bất lực, khiến họ cảm thấy mất phương hướng phấn đấu. Vì vậy người quản lý cần phải đánh giá được cả một quá trình. Phải dung hòa được kết quả và nguyên nhân chưa đạt được kết quả.
Những tính chất đặc trưng của chỉ số KPI
– Rỏ ràng, cụ thể : đây là một tính chất quan trọng, vì phải đảm bảo tất cả nhân viên đều hiểu rỏ và chấp thuận thì quá trình thực hiện KPI mới diển ra xuyên suốt, có hiệu quả, tránh được tình trạng nhân viên chây lì, không quan tâm đến việc thực hiện KPI.
– Đo lường được bằng những chỉ số: việc đưa ra những chỉ số đo lường sẻ giúp cho việc đánh giá kết quả được khách quan, chính xác và công bằng hơn với tất cả mọi người.
– Có thể đạt được: đây là tính chất bắt buộc, KPI được đưa ra để mọi người cùng cố gắng để đạt được mục tiêu chung, nếu KPI đưa ra quá sức, vượt quá khả năng của nhân viên thì việc thực hiện KPI đó không có ý nghĩa, ngược lại nó tác động tiêu cực đến tâm lý nhân viên, không mang lại hiệu quả như mong đợi.
– Tính thực tế : KPI phải phù hợp với hoàn cảnh, tình hình của mổi tổ chức, doanh nghiệp như vậy khả năng thực hiện và đánh giá KPI mới thực sự hiệu quả.
– Xác định thời gian hoàn thành: Bất kỳ mục tiêu kế hoạch nào được đưa ra đều phải có mốc thời gian hoàn thành, và chỉ số KPI là công cụ theo sát đánh giá hiệu quả của việc hoàn thành kế hoạch, vì vậy việc xây dựng chỉ số KPI bắt buộc phải xác định mốc thời gian thực hiện để đảm bảo đánh giá đúng hiệu quả hoàn thành những mục tiêu đề ra theo từng giai đoạn.
Tóm lại xây dựng KPI là cả một quá trình xuyên suốt và sự nổ lực của doanh nghiệp. Người quản lý phải giao được các chỉ tiêu thực hiện cho nhân viên, nhận được sự đồng thuận của nhân viên. Để làm được điều đó, người lảnh đạo cần phải làm cho người nhân viên hiểu được các chỉ số được giao đó là khách quan, mà họ hoàn toàn có thể thực hiện được, đạt được chỉ số đó bằng cách đưa ra những chỉ số của kỳ trước hoặc tham khảo các chỉ số của các đối thủ ngoài thị trường so với chỉ tiêu KPI đề ra.
Ngoài ra quá trình xây dựng,củng như đưa ra các chỉ số KPI để nhân viên thực hiện, cần phải kết nối được mục tiêu nghề nghiệp lâu dài của nhân viên đó với công việc hiện tại. Để họ có động lực hoàn thành tốt các chỉ tiêu KPI.